Hvis du hellere vil bruge din tid på at gøre det, DU er bedst til...


Lad Executive Office klare dit papirarbejde. Det er det, vi er bedst til.


Optimeringsarbejde

 


 UNDGÅ DOBBELTARBEJDE
- OPTIMER DINE ADMINISTRATIVE PROCESSER


Mange virksomheder - og sikkert også din - har gennem de seneste 10-15 år implementeret et hav af nye systemer og it-programmer for at optimere de administrative processer og for at imødekomme kundernes ønsker om hurtigere sagsbehandling og nye, smarte muligheder online. Men opnår du som virksomhedsejer automatisk optimal udnyttelse af disse tiltag, blot ved at implementere de nye systemer?

Nej. Ikke hvis du ikke samtidigt har gjort dig overvejelser om også at eliminere uhensigtsmæssige procedurer som eksempelvis dobbeltregistreringer (fx både på papir og i it-systemerne) og forældede arbejdsgange (udprintning, kopiering, arkivering). Når man arbejder med administrative opgaver, sker det nemt at man hænger fast i de gamle måder at gøre tingene på - også selvom man har implementeret nye og muligvis meget dyre it-systemer for at undgå eller optimere netop disse gamle rutiner.

Executive Office kan hjælpe dig og din virksomhed med at finde frem til de tvivlsomme og overflødige processer, som gennemsyrer selv de mest strømlinede virksomheder. Vi kan sammen med dig optimere processerne - og muligvis helt bortskaffe dem, der ikke er hensigtsmæssige eller rentable. På den måde får du fuldt udbytte af dine investeringer.

 


ER DU TRÆT AF 'BRANDSLUKNING'?


Det er ofte tilbagevendende opgaver, der ender med at være hasteopgaver. Opgaver, du først får afviklet i sidste øjeblik, hver eneste gang de dukker op. Opgaver, der tager alt for meget af din tid - ikke fordi de er særlig komplicerede, men fordi de altid opstår på de mest uhensigtsmæssige tidspunkter.

Executive Office har et særdeles godt øje for at finde den type opgaver og sætte dem i system, så du ikke oplever at de hører til under kategorien brandslukningsarbejde. Med en optimeret arbejdsgang på netop de opgaver, der ender med at tage al din tid, kan du udnytte dine ressourcer bedre og slippe bekymringerne om hvornår disse tidsrøvere dukker op næste gang.

Vi afdækker hvilke opgaver, der er tilbagevendende og tidskrævende og altid opstår, når du har mindst tid til at tage dig af dem. Vi ser på hvordan du sædvanligvis håndterer denne udfordring, og med udgangspunkt i dine oplevelser vil vi kunne fastlægge et mønster for opgaverne. Herefter udarbejder Executive Office en plan for hvordan du bedst muligt imødekommer opgaverne næste gang. Og i de fleste tilfælde kan vi også etablere interne rutiner, som kan hjælpe dig med at undgå at de opstår i det hele taget, fordi du kan tage dem 'i opløbet' i stedet for i sidste øjeblik.

 


FIND DINE DOKUMENTER MED OPTIMAL STRUKTUR AF DINE ARKIVER


Executive Office kan hjælpe dig med at opnå en optimal struktur af dine arkiver, så du effektivt kan finde den relevante dokumentation frem, når du skal bruge den. Med en hensigtsmæssig og lettilgængelig struktur på dine drev (og i dine papirarkiver) sparer du tid på frustrerende eftersøgninger af bestemte dokumenter, og du vil kunne anvende dine personlige og tidsmæssige ressourcer mere optimalt.

Dine arkiver kan være dokumentarkiver i papirform eller elektronisk dokumentation – vi kan hjælpe dig med begge dele. Fx kan vi sortere og rydde op i dine papirarkiver og optimere strukturen, så du ikke skal se flere mapper igennem for at finde det du leder efter. Eller vi kan indscanne dine eksisterende papirarkiver, og derefter navngive og arkivere de elektroniske dokumenter, så du bagefter let kan finde dem.

Vi kan også optimere din nuværende filstruktur på dine drev, så du undgår dubletter, uaktulle mappegenveje, dokumenter i roden af en sti og 'diverse'-mapper, som forvirrer og frustrerer. Vi kan etablere en mere strømlinet struktur med en overskuelig mængde hovedmapper med entydige navne, og vi kan omdøbe dine filer, så navngivningen i sig selv giver dig oplysning om dokumentets indhold, så du slipper for at åbne en masse filer for at finde det rigtige dokument.

 


 

 

Øvrige opgaver:

 

 

 

 

Find os på kortet:

Poppelvang 13 2770 Kastrup Danmark